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ERP在商業(yè)管理中的應用
作者：佚名 日期：2001-11-23 字體：[大] [中] [小]
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上海益民百貨股份有限公司財統(tǒng)部 林黛微
上海益民百貨股份有限公司成立于1993年12月，由原來的國營大中型企業(yè)改制而成，公司發(fā)行人民幣普通股票，注冊資本由開業(yè)時的5033萬元擴大到目前的16988萬元。是淮海路商業(yè)街第一家建立股份制的綜合性百貨零售批發(fā)企業(yè)。公司以百貨、鐘表、眼鏡、金銀首飾等名、特專業(yè)商店和老字號企業(yè)為龍頭，在全國各地開設專業(yè)特色分店、專柜。1997年進一步調整經(jīng)營結構，資本運行向優(yōu)質企業(yè)靠攏，其主要專業(yè)商店上海鐘表商店、古今內衣公司、紅星眼鏡公司、上海床上用品公司、龍鳳珠寶商店的經(jīng)營業(yè)績名列全國同行業(yè)的前茅。公司成立四年來，逐步向資本經(jīng)營方向發(fā)展。凈資產(chǎn)從改帛前1777萬元上升到45129.36萬元，資產(chǎn)凈值增加了25倍，進入了“益民百貨”火紅的時代。
ERP與商業(yè)管理
ERP雖然是以MRPⅡ為基礎發(fā)展而來的一種管理思想，但是在功能和技術上已矗了傳統(tǒng)的制造業(yè)并延伸到其他各行各業(yè)。在管理理念上，ERP已突破了原來只管理企業(yè)內部資源的方式，把客戶需求和企業(yè)內部的制造活動，以及供應商的資源融合在一起，更適合市場經(jīng)濟的需要。
ERP在企業(yè)中的應用涉及到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營機制、傳統(tǒng)管理方法和管理基礎等一系列實際問題，因此引進ERP系統(tǒng)的企業(yè)普遍出現(xiàn)了實施難度大、周期長、反復多、見效慢等現(xiàn)象。益民百貨公司在管理系統(tǒng)的建設中，將整個實施過程劃分成“提議——調研——考察——開發(fā)——實施——驗收——成效”幾個階段，走了一條穩(wěn)步前進的路。
商品化軟件的個性化
上海益民百貨股份有限公司是上海市最早采用計算機進行財務信息管理的公司之一，也是淮海路上最大的商業(yè)上市公司，十幾家子公司的地理位置比較分散，而且子公司性質復雜，包括酒店、超市、房地產(chǎn)等行業(yè)，業(yè)務復雜、業(yè)務量大、跨地區(qū)經(jīng)營是公司面臨的最大問題。公司所需要的ERP系統(tǒng)是一種能更好地滿足企業(yè)多行業(yè)、跨地區(qū)、多供應商和銷售渠道經(jīng)營管理模式的信息管理系統(tǒng)，這種系統(tǒng)應該充分利用先進的計算機技術，為用戶提供靈活性和可配置功能。
益民管理信息系統(tǒng)始建于1995年下半年。當時國內管理軟件市場還處在財務軟件階段，并且當時的財務軟件主要為核算型。如何系統(tǒng)、建立管理信息系統(tǒng)，益民公司經(jīng)過反復研究、權衡，最終決定采用“商品化軟件+二次開發(fā)”的方式進行建設，即購買符合要求的商品化財務軟件，再與專業(yè)軟件公司合作，根據(jù)實際需求進行二次開發(fā)。我們根據(jù)當時的計算機技術、行業(yè)特點等進行了可行性論證，最后達成一致意見，確定了“技術要順應潮流，投資要受到保護，管理軟件要強壯，專業(yè)公司要有實力”四項基本原則，保證個性化管理系統(tǒng)的順利應用。
益民管理信息系統(tǒng)的結構
益民管理信息系統(tǒng)主要由以下幾大部分組成。
1.公司總部
公司總部采用流行的Client/Sever體系結構，依靠大型關系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性能，保證財務數(shù)據(jù)的安全、可靠、完整和一致性，大大提高了數(shù)據(jù)處理能力和系統(tǒng)運行效率。其基本配置如下：
·采用DATA GENERAL 的小型機DG Aviion為服務器；
·采用COMPAQ、IBM486/66 8RAM為工作站，操作系統(tǒng)為Winows；
·采用TCP/IP通訊協(xié)議，服務器與工作站之間由同軸電纜及中繼器連接；
·操作系統(tǒng)為DG Unix；
·采用SYBASE 10 FOR UNIX數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
2.分公司
各分、子公司通過MODEM與總部連接。這樣可以使數(shù)據(jù)傳輸方便、及時、費用少，能夠保證總部隨時查詢和統(tǒng)計各分、子公司的數(shù)據(jù)。
3.財務管理
財務管理軟件要涵蓋多種行業(yè)的業(yè)務，且各模塊之間要互留接口，以保持系統(tǒng)的整體性；各子系統(tǒng)要可以單獨實施，有相對的獨立性以滿足各子公司的需求。
基于以上需求，我們開始挑選合作伙伴。對上海、北京、深圳等葉一些軟件公司分別進行了考察。1995年8月，我們與浪潮集團通用軟件公司建立了聯(lián)系，了解到浪潮國強財務軟件采用Client/Server體系結構設計，用大型數(shù)據(jù)庫SYBASE為后臺數(shù)據(jù)庫管理軟件，可運行于小型機和以Unix工作站為主的網(wǎng)絡系統(tǒng)，并且該公司除財務軟件外，還涉足商業(yè)、酒店等其他行業(yè)領域，具有較強的生命力和競爭力。國強財務軟件也是當時國內唯一能符合益民要求的財務管理軟件。浪潮集團通用軟件公司提出的“商品化軟件+定點開發(fā)”，使用戶能逐步向全面管理平滑過渡的模塊式使益民最終選定了浪潮軟件公司。
實施分析
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，商業(yè)企業(yè)需要提高資源（資金、人力、信息、物料、設備、技術、交易等）的綜合利用能力，通過對信息流的有效處理達到對商流、物流、資金流有效的控制和管理。傳統(tǒng)財務軟件主要針對財務部門的財務核算，偏重于資金流，不能滿足目前企業(yè)的需求。益民百貨公司針對下屬公司性質不同、規(guī)模不等的特點，以財務管理為核心建立企業(yè)全面信息管理系統(tǒng)，按“效益驅動，總體規(guī)劃，重點突破，分步實施，推廣應用”的原則同浪潮通軟公司展開了全面合作。到目前為止，已對上海床上用品公司實施了國強商業(yè)MIS系統(tǒng)，實現(xiàn)了商業(yè)的前后臺管理、庫存控制和資金流向控制等；對淮海路上的金辰大酒店實施了國強酒店管理系統(tǒng)，對酒店的前臺預定、結銀、接待，客房管理、電話計費、商務管理、餐飲康樂管理、電話計費、倉庫管理等進行了全面地管理；整個公司的信息集成與管理、控制、分析達到了一定的水平。
益民管理信息系統(tǒng)有以下主要特點。
1.以事務處理為起點，擴大管理的廣度與深度
益民管理信息系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務的處理從財務部門擴展到各個業(yè)務部門，對事務的處理嚴格按照財務制度的規(guī)定，加入獨到的合理化處理方式，從而較完整地實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化以及資金流和物流相統(tǒng)一。
2.功能齊全，財務與商業(yè)、酒店等緊密結合
益民管理信息系統(tǒng)的財務部分包括賬務處理、報表、工資管理、固定資產(chǎn)管理、存貨管理、銷售管理、采購管理、內部銀行、輔助管理、數(shù)據(jù)中心、匯總/合并報表、綜合分析、遠程查詢等十幾個子系統(tǒng)；財務系統(tǒng)與商業(yè)管理系統(tǒng)、酒店管理系統(tǒng)及其他業(yè)務處理系統(tǒng)之間留有接口，使財務系統(tǒng)與商業(yè)、酒店等系統(tǒng)緊密地結合在一起。該系統(tǒng)可以方便地完成以下功能：
·原始憑證讀取：從各業(yè)務子系統(tǒng)中讀取需要的原始憑證；
·原始憑證審核：對需要審核的業(yè)務傳遞過來的原始憑證進行確認審核；
·原始憑證傳送：對經(jīng)過審核或其他處理后需要傳送到業(yè)務子系統(tǒng)的原始單據(jù)進行傳送；
·原始憑證查詢：查詢從業(yè)務子系統(tǒng)中傳遞過來的原始憑證；
·記賬憑證編制：根據(jù)各業(yè)務子系統(tǒng)傳遞過來的各種原始憑證編制財務的記賬憑證；
·記賬憑證自動生成：對于憑證分錄固定的財務處理，根據(jù)憑證分錄數(shù)據(jù)的形成方法，由用戶定義記賬憑證的形成方法，根據(jù)用戶定義的方法，自動形成記賬憑證。使每個月財務處理的大量重復性工作通過計算機自動完成，憑證通過這個功能傳遞到財務系統(tǒng)中，供財務審核；
·記賬憑證傳送：編制完成的記賬憑證，傳遞到財務系統(tǒng)中，進行審核記賬。
3.較好的適用性和靈活性
益民管理信息系統(tǒng)的建設走的是“通用軟件+二次開發(fā)”的路線，根據(jù)企業(yè)的實際情況對商品化的軟件進行了調整和修改，從而在企業(yè)中得到了更好地推廣與應用。
實施體會
ERP的成功“三分靠技術，七分靠實施”，益民管理系統(tǒng)實施的幾個主要階段，如實施財務管理系統(tǒng)、實施商業(yè)MIS管理系統(tǒng)、實施酒店管理系統(tǒng)等，都進行了有效的試點工作�！霸圏c”是我們應用成功的關鍵之一。試點運行可解決以下幾個問題：
·檢驗各管理環(huán)節(jié)制定的標準是否符合各單位的實際要求，提出對標準的改進意見或方法；
·檢驗各項軟件功能是否正確，找出系統(tǒng)中存在的編碼錯誤，提高軟件的運行效率，努力通過試運行使軟件更成熟、更實用、更易操作；
·為下一步全面推廣、應用信息管理系統(tǒng)，積累經(jīng)驗、找出問題，做好各方面的準備工作。
“深入的分析、長遠的眼光、領導的重視、各方的配合”是益民實施信息管理系統(tǒng)的原則；另外，找到一個可靠的合作伙伴也是系統(tǒng)實施成功的關鍵環(huán)節(jié)之一。而ERP作為一概念系統(tǒng)，管理到了企業(yè)的方方面面，這不只是一個簡單軟件系統(tǒng)所能解決的，它與企業(yè)的整個意識、理念、管理水平都有著密切的聯(lián)系，需要一個循序漸進的過程。